BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Saat ini
dunia telah dimudahkan oleh kemajuan teknologi khususnya bidang teknologi
komputer dan sistem informasi. Hal ini memberikan efek tersendiri bagi dunia
bisnis. Dengan adanya teknologi tersebut membuat dunia semakin terasa kecil dan
dapat diakses melalui internet. Hal ini memudahkan setiap bisnis untuk dapat
mengembangkan sayapnya secara global, membuat produk nya mudah dikenal oleh
seluruh masyarakat dunia. Hal ini memberikan manfaat yang sangat besar bagi
manusia. Dimana kita dapat berkomunikasi dan saling bertukar informasi secara
eektif dan efisien. Notabene nya investasi pada TI untuk sebuah perusahaan
memang merupakan suatu investasi yang tidak murah, namun hal ini setimbang
dengan manfaat yang hendak akan diperolehnya. Dengan acuan investasi TI
dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan kebutuhan enterprise /
perusahaan nya itu sendiri.
Adanya
pemain lain dalam industri yang sama menuntut sebuah organisasi/perusahaan
untuk selalu up-to-date dalam mengantisipasi setiap gerakan pesaingnya dalam
hal apapun termasuk penerapan teknologi informasi dalam operasional bisnisnya.
Ini adalah salah satu motif bagi setiap perusahaan untuk segera menerpakan teknologi
informasi dalam perusahaan nya selain alasan efisiensi, dan penghematan biaya.
Industri
susu di Indonesia masih sangat terbuka lebar bagi setiap perusahaan yang
bergerak dalam industri tersebut, hal ini dikarenakan pasar susu Indonesia
masih sangat terbuka lebar, mngingat Indonesia adalah negara yang memiliki
jumlah penduduk trbesar keempat di dunia dan juga tingkat konsumsi susu di
Indonesia yang masih rendah dibandingkan dengan negara-negara lain. Beberapa
pemain di Industri susu di Indonesia, antara lain PT Ultra Jaya Tbk. dengan
merek susu Ultra, PT Frisian Flag Indonesia dengan merek susu Bendera, PT Sari
Husada Tbk. dengan merek susu SGM, dan PT Japfa Comfeed Tbk. dengan dua merek,
yaitu Yahuii dan Greenfields. PT Nestle Indonesia dengan merek Nestle, dan PT
Indomilk dengan merek Indomilk. PT Frisian Flag Indonesia (FFI) memulai
operasinya di Indonesia tahun 1971. FFI memproduksi dan memasarkan produk susu
segala jenis, mulai dari susu bubuk, susu cair siap minum, hingga susu kental
manis sebagai produk andalannya. PT. FFI merupakan bagian dari Grup Royal
Friesland Foods (sebelumnya Friesland Coberco Dairy Foods) yang berkantor pusat
di Belanda.Guna meningkatkan kompetensi serta menopang kebutuhan bisnisnya yang
berkembang, khususnya di PT Frisian Flag Indonesia (PT.FFI), telah melakukan
berbagai pembenahan di bidang TI.
1.2 Tujuan Penulisan
Tujuan dari
penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui penerapan SIM pada PT.Frisian
Flag Indonesia.
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perencanaan Sumberdaya
Perusahaan (Enterprise Resource Planning)
Enterprises
Resource Planning (ERP)
bertindak sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang
mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem
informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan
sumberdaya manusia perusahaan (O’Brien, 2005).
Konsep ERP
dikembangkan dengan latar belakang pemikiran perlunya dilakukan aktivitas
pengintegrasian proses secara lintas fungsi di dalam perusahaan agar dapat lebih
resfonsif terhadap berbagai kebutuhan pelanggan atau “customer”. Aplikasi ERP
adalah suatu paket piranti lunak (software) yang dapat memenuhi
kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya.
Dari sudut pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi tersebut.
Dilibatkannya aplikasi atau software dalam konsep ERP adalah semata-mata karena
perangkat teknologi tersebut dapat memberikan nilai tambah berupa : penghapusan
proyek-proyek yang tidak perlu (process elimination), penyederhanaan
proses-proses yang rumit (process simplification), penyatuan
proses-proses yang redundan (process integration), dan pengotomatisasian
proses-proses yang manual (process automation).
Beberapa
faktor yang perlu dijadikan pertimbangan dalam mengimplementasikan suatu
aplikasi ERP yaitu :
1.
Fitur
Piranti
lunak yang tergolong aplikasi ERP secara umum dirancang supaya dapat memberikan
solusi untuk perusahaan atau industri jenis apapun (horizontal solution).
Namun, pada kenyataannya, setiap industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal
ini menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di
aplikasi yang spesifik untuk industri tertentu (vertical solution).
Salah pengertian atau salah memilih berdasarkan faktor features akan
menimbulkan kekacauan dan bahkan menghambat operasi perusahaan. Sesuai atau
tidaknya fitur yang disediakan dapat di selidiki dari daftar konsumen yang
telah memakai aplikasi ERP tersebut.
2.
Teknologi
Pada
pemilihan aplikasi ERP harus dilihat teknologi yang digunakan dibaliknya. Untuk
mengetahui teknologi mana yang digunakan merupakan suatu tantangan bagi
departemenMIS/EDP perusahaan calon pengguna, yang biasanya lebih
ter-update dibanding dengan departemen lainnya. Faktor teknologi kadang
terabaikan, karena perusahaan lebih fokus pada fitur.
3.
Sumber daya manusia
Secanggih
apapun teknologi aplikasi ERP yang digunakan tetap saja belum sempurna seperti
yang diharapkan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses pun aplikasi ERP yang
dipilih dari luar negeri, di Indonesia belum tentu dapat berjalan jika tidak
didukung oleh lokal support yang kuat. Pada saat ini di Indonesia telah ada
beberapa vendor yang mulai mengembangkan aplikasi ERP lokal yang
mengimplementasikan ”best practise process” yang berlaku bagi
perusahaan-perusahaan Indonesia, serta penyediaan support secara menyeluruh
dari aplikasi ERP local yang telah dikembangkan.Selain vendor,
perusahaan-perusahaan tersebut juga dituntut untuk menyediakan sumber daya
manusia yang terampil dalam melaksanakan proyek implementasi dalam perusahaan.
4.
Infrastruktur
Infrastruktur
dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan suatu proyekERP. Perusahaan
tersebut harus dapat membedakan infrastuktur yang sekedarnya dengan yang
benar-benar bisa diandalkan. Penerapan suatu aplikasi ERP merupakan suatu
proses yang berkesinambungan. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi
dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses
penyempurnaan yang tak akan berhenti.
Pada umumnya
aplikasi ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya, namun
kesuksesan di negara lain belum tentu dapat menjadi jaminan bahwa aplikasi ERP
tersebut akan dapat digunakan (suitable) bagi perusahaan di Indonesia
karena banyak faktor yang perlu diperhatikan dan dipikirkan dalam melakukan pemilihan
penggunaan aplikasi ERP tersebut.
Sistem ERP
dapat menghasilkan manfaat bisnis yang signifikan bagi perusahaan. Menurut
O’Brien (2005) manfaat dari penggunaan ERP antara lain:
1. Kualitas dan efisiensi :ERP
menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses
bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam
kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi.
2. Penurunan biaya :ERP bermanfaat
dalam penurunan secara signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi dan
hardware, software serta karyawan pendukung IT, jika dibandingkan dengan sistem
yang tidak terintegrasi sebelumnya.
3. Kelincahan perusahaan :Implementasi
sistem ERP dapat meruntuhkan banyak dinding departemen dan fungsi atau
“benteng” berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumberdaya informasi.
Sehingga menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial dan peran
kerja yang lebih fleksibel. Akibatnya organisasi perusahaan dan tenaga kerja
menjadi lebih lincah dan adaptif.
2.2 Manajemen Hubungan Pelangggan (Customer
Relationship Management/CRM)
Customer
relationship management (CRM) adalah sebuah sebuah sistem yang dapat membantu mereka yang
menjalankan bisnis yang berfokus pada pelanggan. CRM menggunakan teknologi informasi
untuk membuat lintas fungsi dalam perusahaan yang mengintegrasikan dan
mengotomasisasi dalam proses layanan pada pelanggan dalam penjualan, pemasaran,
dan layanan pelanggan yang berinteraksi dengan pelanggan perusahaan. Sistem CRM
juga menciptakan kerangka kerja TI software serta database yang dijalankan
melalui web, yang mengintegrasikan proses-proses ini denga operasi bisnis
perusahaan lainnya, dan mendukung kerjasama antara perusahaan dengan pelanggan
serta mitranya (O’Brien, 2005).
Sistem CRM meliputi
sekelompok modul software yang memberi berbagai alat yang membantu perusahaan
dan para karyawannya memberikan layanan cepat, dapat diandalkan, dan
kosisten ke para pelanggannya. Siebel System, Oracle PeopleSoft, SAP AG,
Epiphany adalah beberapa penjual utama software CRM (O’Brien, 2005)..
Software CRM
dapat membantu para praktisi penjualan, pemasaran dan layak untuk menangkap serta
menelusuri data yang relevan mengenai setiap kontak yang sudah lewat atau
direncanakan dengan para pelanggan atau calon pelanggan. Informasi ditangkap
dari semua titik persinggungan, seperti telepon, faks, email, situs web
perusahaan toko ritel, kios, dan kontak personal. Sistem CRM menyimpan data
tersebut dalam database umum untuk pelanggan yang mengintegrasikan semua informasi
rekening pelanggan serta membuatnya tersedia di seluruh perusahaan melalui
internet, internet atau hubungan jaringan lainnya untuk aplikasi penjualan,
pemasaran, layanan, dan aplikasi CRM lainnya (O’Brien, 2005).
Sistem CRM
memberikan para staf penjualan alat software dan sumber data perusahaan yang
mereka butuhkan untuk mendukung serta mengelola aktifitas penjualan mereka, dan
mengoptimalkan penjualan silang dan peningkatan tawaran penjualan untuk
penjualan. Contohnya meliputi prospek penjualan dan informasi produk,
konfigurasi produk, dan kemampuan pembuatan daftar penjualan. CRM juga memberi
mereka data akses real-time ke satu tampilan umum atas
pelanggan, hingga memungkinkan mereka memeriksa semua aspek dari status
rekening pelanggan dan sejarahnya, sebelum menjadwalkan panggilan telepon untuk
penjualan mereka. Contohnya, sistem CRM akan memperingatkan staf penjualan
sebuah bank untuk menelpon nasabah yang melakukan penyimpanan besar, agar dapat
menjual layanan kredit utama atau investasi. Atau, sistem tersebut akan
memperingatkan seorang tenaga penjualan atas layanan yang belum terpenuhi,
masalah pengiriman atau pembayaran, yang dapat diatasi melalui hubungan
personal dengan pelanggan (O’Brien, 2005).
2.3 Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain
Management/SCM)
Manajemen
Rantai Pasokan adalah sistem antar perusahaan lintas fungsi yang menggunakan
teknologi informasi untuk membantu mendukung serta mengelola berbagai hubungan
antara beberapa proses bisnis utama perusahaan dan dengan pemasok, pelanggan,
serta para mitra bisnis. Tujuan dari SCM adalah untuk menciptakan jaringan yang
cepat, efisien, dan berbiaya rendah, atau disebut rantai pasokan, untuk membuat
produk perusahaan beranjak dari konsep menuju pasar (O’Brien, 2005).
Membuat
infrastruktur SCM real-time adalah isu yang menakutkan dan terus-menerus tampak
serta sering kali merupakan sumber kegagalan, untuk beberapa alasan. Alasan
utama adalah perencanaan, pemilihan, dan implementasi solusi SCM menjadi makin
rumit ketika gerak perubahan teknologi makin cepat dan jumlah mitra perusahaan
meningkat. Mengembangkan sistem SCM yang efektif terbukti merupakan aplikasi
teknologi informasi yang rumit dan sulit bagi operasi bisnis. Jadi, mencapai
tujuan pembentukan nilai bisnis dan nilai pelanggan dalam manajemen rantai
pasokan, telah menjadi tantangan besar bagi kebanyakan perusahaan (O’Brien,
2005). Berikut ini adalah beberapa penyebab masalah dalam manajemen rantai :
- Kurangnya pengetahuan perencanaan permintaan yang
memadai, alat, dan petunjuk adalah sumber utama kegagalan SCM.
- Perkiraan yang tidak akurat atau yang terlalu
optimis akan menyebabkan masalah besar dalam produksi persediaan, dan masalah
bisnis lainnya, seberapa pun efisiennya bagian lain dari proses manajemen
rantai pasokan tersebut dibentuk.
- Data produksi, persediaan, dan data bisnis
lainnya yang tidak akurat dan disediakan oleh sistem informasi perusahaan yang
lainnya sering kali merupakan penyebab masalah SCM.
- Kurangnya kerjasama yang memadai di antara
departemen pemasaran, produksi, dan manajemen persediaan dalam perusahaan, dan
dengan para pemasok, distributor serta pihak lainnya, akan menggagalkan sistem
SCM mana pun.
- Bahkan alat software SCM itu sendiri dianggap
kurang matang, tidak lengkap, dan sulit diimplementasikan oleh banyak
perusahaan yang memasang sistem SCM.
2.4 Teknologi Informasi dan Supply Chain
Management
Supply Chain
Management adalah
manajemen dalam hubungan organisasi dimana setiap organisasi mempunyai jalur
hubungan dengan lainnya secara upstream maupun downstream dengan proses yang
berbeda untuk menghasilkan nilai dalam bentuk barang atau jasa untuk konsumen.
Menurut
Simchi-Levi (2003) Tujuan dari teknologi informasi dalam SCM adalah :
·
Menyediakan
informasi yang berguna dan nyata
·
Memungkinkan
untuk kontak data tunggal
·
Memberikan
keputusan berdasarkan total informasi supply chain
·
Memungkinkan
kerjasama dengan supply chain partner
2.5 Sistem
Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems)
Transaction
processing system adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan
data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber
data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data
transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas
utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem
informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi
manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif (O’Brien, 2005).
Ada empat
tugas utama transaction processing system, yaitu :
1. Pengumpulan data : setiap organisasi
yang ber-interaksi langsung dengan lingkungannya dalam penyedia jasa dan
produk, pasti memerlukan sistem yang mengumpulkan data transaksi yang bersumber
dari lingkungan.
2. Manipulasi data : data transaksi
yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu sebelum disajikan sebagai
informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi bahan
masukan sistem informasi yang lebih tinggi.
3. Penyimpanan data : data transaksi
harus di simpan dan dipelihara sehingga selalu siap memenuhi kebutuhan para
pengguna.
4. Penyiapan dokumen : beberapa dokumen
laporan harus disiapkan untuk memenuhi keperluan unit-unit kerja dalam
organisasi.
2.6 Sistem
Kerjasama Perusahaan/Enterprise Collaboration system (ECS)
ECS adalah
sistem informasi lintas fungsi yang meningkatkan komunikasi, koordinasi, dam
kerja sama antar anggota tim bisnis dan kelompok kerja. Teknologi informasi,
terutama teknologi Internet, memberikan berbagai alat untuk membantu kita
bekerja sama, untuk mengomunikasikan berbagai ide, berbagai sumber daya, dan
mengoordinasikan usaha kegiatan kerja sama kita sebagai anggota dari proses
formal dan informal, tim proyek, dan kelompok kerja yang membentuk organisasi
saat ini (O’Brien,2005). Jadi, tujuan utama dari sistem kerja sama perusahaan
adalah untuk memungkinkan kita bekerja secara lebih mudah dan efektif dengan
membantu untuk :
- Berkomunikasi
: Berbagai informasi satu sama lain.
- Berkoordinasi
: Mengoordinasikan usaha kegiatan individual kita dan menggunakan berbagai
sumber daya bersama yang lainnya.
- Bekerja
sama : Bekerja sama secara kooperatif dalam proyek dan penugasa bersama.
BAB 3
PEMBAHASAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
PT Frisian
Flag Indonesia (FFI) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan
susu di Indonesia yang berada di bawah lisensi Royal Friesland Campina,
Belanda. Dengan perjalanan sejarah lebih dari 88 tahun di Indonesia, PT Frisian
Flag Indonesia adalah pemimpin pasar di industri susu Indonesia yang
berkomitmen untuk memproduksi produk susu berkualitas terbaik dan bernutrisi
tinggi dan memberikan pelayanan terbaik bagi konsumen dan mitra usahanya. Semua
ini dimulai di tahun 1922 dengan merk susu ”Friesche Vlag” atau yang lebih
dikenal sebagai Susu Bendera diimpor dari Cooperative Condensfabriek Friesland
di Belanda, yang kemudian berubah nama menjadi Royal Friesland Foods.
Salah satu
pengembangan Royal Friesland Foods adalah didirikannya PT Friesche Vlag Indonesia
pada tahun 1969. Perusahaan ini berdiri dengan status penanaman modal asing
dari Belanda dan memulai kegiatan usahanya dengan memasarkan produk-produk susu
yang diimpor dari sana. Setelah sekian tahun mengimpor susu, pada tahun 1972 PT
FVI memulai produksi lokalnya dengan produk komersial pertama berupa susu
kental manis (SKM).
PT Frisian
Flag Indonesia menjalin kerja sama sinergi internasional dengan Royal Friesland
Coberco Dairy Foods yang sekarang dikenal dengan nama Friesland Foods. Saham
perusahaan ini dimiliki oleh PT Mantrust sebagai pihak nasional dan Friesland
Foods dari Leeuwarden, Belanda. Untuk lebih meningkatkan kapasitas produksinya
maka pada tahun 1976 perusahaan ini mengambil alih PT Foremost Indonesia yang
juga merupakan produsen susu kental manis. Dalam perkembangannya, perusahaan
ini mulai memproduksi susu bubuk pada tahun 1979, dan di bidang susu cair pada
tahun 1991. PT FVI kemudian berubah nama menjadi PT Frisian Flag Indonesia
(FFI) pada tahun 2002. Pada tahun 2008, perusahaan ini melakukan merger dengan
perusahaan Campina dan membentuk organisasi kooperatif dengan nama Royal
Friesland Campina.
PT FFI
merupakan perusahaan pertama di Indonesia yang mendapatkan sertifikat ISO
9001/9002 dan disempurnakan dengan ISO 14001. Proses produksi susu di PT FFI
menggunakan teknologi mutakhir dan praktek sterilisasi terbaik dari awal hingga
akhir untuk menghindari kontaminasi dalam proses produksinya sehingga menerima
GMP Award (Good Manufacturing Practices). Perusahaan ini juga memperoleh OHSAS
(Occupational Health & Safety Advisory Services) serta menerapkan
HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point) untuk menjamin bahwa
produk yang dihasilkan memiliki mutu dan kemasan yang terjamin.PT. Frisian Flag
Indonesia memiliki 2 pabrik di Pasar Rebo (berdiri tahun 1969) dan Ciracas
(berdiri tahun 1973) dan memiliki 1500 karyawan yang tersebar pada
cabang-cabang di seluruh Indonesia.
Visi
Untuk
menjadi merk pemimpin dalam bidang nutrisi berbahan dasar susu
dengan
produk-produk dan format produk yang terjangkau untuk pelanggan
diseluruh di
Indonesia.
Misi
1. Menjadi no 1 dalam pasar susu secara
keseluruhan.
2. Menstimulasi konsumsi produk susu
secara aktif dan mencapai pertumbuhan yang lebih cepat dibidang-bidang penting
pada pasar produk susu dibandingkan dengan para competitor di bidang tersebut.
3. Memperkuat posisi” merek yang
disukai” dipikirkan oleh pelanggan susu diseluruh Indonesia.
4. Mempunyai karyawan yang berkompetisi
dan berdedikasi di semua tingkat dan memiliki succession planning untuk
memastikan agar perusahaan dapat terus berkembang.
3.2 Analisa Divisi Information and Communication
Tecnology (ICT)
Sebagai
faktor kesuksesan bagi perkembangan perusahaan dengan menyediakan infrastruktur
dalam divisi yang stabil, aman, dan dapat diandalkan, divisi ICT menyediakan
tenaga pembantu teknis dan fungsional yang handal guna membantu pengguna untuk
masuk, menyimpan secara sentral dan mengakses data secara efisien. Hal ini
sangat penting karena divisi ICT PT. Frisian Flag Indonesia yang berada di
Pasar Rebo mengatur seluruh plant yang tersebar di seluruh Indonesia. Semua ini
diupayakan untuk mempermudah komunikasi dari jaringan sentral ICT di Pasar Rebo
dengan plant Ciracas dan dengan cabang-cabang yang tersebar di seluruh
Indonesia.
3.3 SAP (System Application Product)
SAP adalah
suatu software yang dikembangkan untuk mendukung perusahaan ini dalam
menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP
merupakan software Enterprise Resource Planning (ERP), yaitu suatu perangkat IT
dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai
aktifitas sehari-hari. SAP ini terdiri dari beberapa modul aplikasi yang
mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu
perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan sartu dengan yang
lainnya. Semua modul dalam aplikasi SAP dapat bekerja secara terintegrasi satu
sama lain. Sistem SAP ini dikembangkan dengan tujuan untuk mengintegrasikan
rangkaian proses bisnis yang dijalankan PT.Frisian Flag Indonesia. Sistem ini
menjalankan satu database yang memungkinkan banyak departemen untuk berbagi
informasi dan berkomunikasi satu sama lain.
3.4 Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
(Enterprise Resource Planning)
Selama ini
PT. Frisian Flag Indonesia megimplementasikan Prism sebagai
sistem back office yang dipakai untuk penjadwalan produksi ataupun purchasing
order. Akan tetapi PT.FFI tidak mengimplementasikan modul Material Resources
Planning (MRP), sehingga monitoring pengadaan barang harus dicek langsung oleh user
ke sistem, setelah itu user dari bagian pengadaan memutuskan kapan pengadaan
bahan mentahnya harus dilakukan.
Sementara
itu, untuk keperluan logistik hingga transportasi ditambahkan submodul
tersendiri ke dalam Prism. Untuk memperoleh pelaporan, semua data
harus dipindahkan ke aplikasi keuangan yang dipakai FFI. Untuk menggabungkan
pelaporan dan sejumlah simulasi yang dianggap penting seperti manajemen
akuntansi harus dikonversi ke format spreedsheet. Sementara
sistem yang ada cenderung untuk melakukan pencatatan, ketimbang proses
pengolahan yang lebih kompleks. Akibat belum terintegrasinya sistem secara
otomatis tersebut, beragam persoalan pun muncul. Mulai dari pengadaan,
produksi, hingga pengiriman dan penjualan produk. Sharing informasi
tidak berjalan mulus dan perencanaan kolaborasi pun terhambat, padahal masalah
kecepatan dan ketepatan data dalam informasi yang hendak disajikan merupakan
sesuatu yang sangat penting. Tanpa sistem yang terintegrasi dan otomatis, tidak
mungkin dapat disajikan informasi yang sangat cepat, begitu pula penyusunan
laporan dan simulasi prediksi untuk jangka waktu tertentu tidak mudah dillakukan
untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan yang terkenal dengan merek susu
bendera ini berinisiatif untuk mengaplikasikan electronic-Supply Chain
Management (e-SCM) yang berjalan paralel dengan ERP. Tahap awal
penerapan e-SCM di FFI dipararelkan dengan penerapan ERP, tujuannya untuk
mendapatkan beberapa keuntungan pada saat yang bersamaan. Secara logika e-SCM
membutuhkan dukungan ERP, baik dalam hal akurasi data maupun proses bisnis yang
teruji.
Pembenahan
dan moderenisasi sistemm di FFI mulai dilakukan pada tahun 2003. Ini sejalan
dengan penggabungan (merger) ketiga unit usaha yakni FFI, Foremost
Indonesia, dan Tesori Mulia. Kesempatan itu tidak hanya digunakan untuk
mengonsolidasikan aplikasi bisnis yang digunakan tetapi juga infrastrukturnya,
mulai dari sever, jaringan, fasilitas e-mail dan infrastruktur TI lainnya. Tim
TI juga membentuk unit help-desk untuk melayani user dengan
menggunakan aplikasi yang dibangun sendiri, dan untuk mengenalkan kolaborasi
diantara user diadakan perlombaan desain internet antar departemen dalam FFI.
Selain itu, dilakukan pula pengembangan dan penerapan sistem secondary
sales berbasis web untuk sekitar 150 distributor yang tersebar di
seluruh Indonesia. Terutama pada cabang-cabang yang menggunakan fasilitasMulti
Protocol Label Switching (MPLS). Dan redundansi tidak hanya dilakukan
pada Local Area Network (LAN), tetapi uga antara cabang dan
kantor pusat.
Dengan
begitu jika ada gangguan pada salah satu koneksi, secara otomatis
perangkat switch over akan bekerja. Karena perusahaan ini
menggunakan dua network yang berbeda, supaya tidak ada interupsi akibat
terputusnya koneksi. Fasilitas remote acces diberikan FFI
kepada kalangan mobile user. Sementara itu untuk meningkatkan
keamanan jaringan, selain menggunakan virtual Private Network (VPN),
juga diterapkan token card seperti yang lazim di gunakan
pelaku transaksi e-banking.
Selanjutnya
pada tahun 2005 FFI mulai mengimplementasikan sebuah sistem ERP baru (yakni
SAP) untuk menggantikn Prism. Tahap awal impelementasi dilakukan
pada fungsi SDM dengan modul struktur organisasi, personalia, time
management dan payroll. Kemudian secara regional
diterapkan secara bersama-sama modul penjualan, distribusi, produksi,
finansial, dan lainnya. Persiapan yang matang, komitmen manajemen, dan
partisipasi aktif karyawan membuat implementasi sistem ini berjalan dengan
lancar. Memang ada beberapa fungsi seperti Secondary Sales dan Plant
Maintenance yang masih dilakukan dengan tidak menggunakan ERP ini.
Aplikasi –aplikasi tersebut tentunya perlu didukung infrastruktur yang memadai.
Antara lain :firewall, switch, wireless dan network
device lainnya dengan menggunakan Cisco, serta server dan workstation yang
andal. Bahkan untuk mendukung kelangsungan bisnis nya di bangun pula
sistem disaster recovry. Aplikasi ini mempunyai sarana pendukung
supaya aplikasi kritikal tetap berjalan jika terjadi ancaman yang berbentuk
bencana di kantor pusat. Sebelum menerapkan ERP, perusahaan telah melakukan
persiapan dengan melengkapi master data pemasok, pelanggan, hingga material.
Begitupula dengan data pendukung, seperti lead time, safety
stock,order point, delivery window tie, dan
informasi lainnya.
Penerapan
sistem ERP baru tersebut memang melibatkan banyak pihak, baik internal
perusahaan seperti departemen logistik, penjualan, keuangan dan TI. Maupun
mitra usaha seperti logistik, provider, perusahaan transportasi, distributor,
key account, dan pihak lainnya. Untuk pertukaran data secara elektronis antara
sistem FFI dan para logistic provider dipakai aplikasi middleware(EAI).
Alur proses dari FFI ke logistik provider ini meliputi : pengiriman produk jadi
(finished goods) dari pabrik ke main distribtor center (
MDC), lalu dari MDC ke gudang cabang, dan seterusnya hingga ada bukti
penerimaan barang dari pelanggan. Pada tahap ini pula diterapkan sistem bar
code pada barang jadi dengan demikian setiap bagian produksi
menghasilkan barang jadi, secara otomatis dihasilkan pula label bar code yang
ditempelkan di setiap valet barang jadi. Hal ini mengurangi proses entry
data, sehingga mempercepat proses dan meningkatkan akurasi, terutama
saat mengirimkan barang dari pabrik ke MDC.
3.5 Tujuan dan Manfaat ERP
Tujuan
penggunaan ERP bagi PT.FFI adalah : (1). Untuk mengantisipasi pertumbuhan
perusahaan yang terus berkembang; (2) menyajikan data yang konsisten dan akurat
sehingga meningkatkan visibilitas bisnis dan kemudahan dalam pengambiln
keputusan; (3) mengintegrasikan informasi diantara kantor dalam jaringan
PT.FFI; (4) mempermudah dalam fungsi produksi, akuntansi, serta penjualan
perusahaan. Sedangkan manfaat yang diperoleh yaitu efisiensi, penghematan biaya
dan hubungan mitra yang kuat, transaksi sudah bisa dilakukan secara online dan
real time, dan perusahaan dapat terhubung dengan 150 distributor melalui web.
BAB 4
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
PT.Frisian
Flag Indonesia dalam menjalankan operasional dan fungsional bisnisnya telah menerapkan
suatu sistem TI guna mengintegrasikan keseluruhan proses bisnisnya guna
mengefektifkan dan mengefisiensikan operasionalnya. Pada awalnya FFI
mengimplementasikan Prism sebagai sistem back office nya. Akan tetapi belum
mengimplementasikan modul MRP(material resources planning).
· Pada tahun
2003 FFI telah melakukan pembenahan sistem. Tim TI membentuk unit help-desk.
· Pada tahun
2005 FFI mengimplementasikan sistem ERP baru yaitu menggunakan SAP untuk
menggantikan Prism.
· Adapun
kegiatan kerjasama FFI dengan mitra bisnis nya (terutama kalangan account
seperti hypermarket dan supermarket), FFI menerapkan sistem collaborative
Planning, Forecsting and Replenishment (CPFR). Tentu saja, proses integrasinya
dilakukan bertahap untuk masing-masing mitra usaha. Di tahap awal di fokuskan
pada key account besar, seperti carrefour dan Giant.
DAFTAR
PUSTAKA
3.
O’Brien,
James. 2005. Management Infromation System: Managing Information Technology in
the Internetworked Enterprise. Fifth Edition. McGraw-Hill.
